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Pas à pas

Cas pratiques

Des scénarios concrets pour réaliser les opérations courantes de A à Z.

1

Ouvrir une nouvelle agence et y affecter un agent

Créer un point de vente et lui rattacher un agent opérationnel.

Contexte

Vous ouvrez un nouveau point de vente et devez le rendre opérationnel avec au moins un agent capable d’enregistrer des transactions. C’est le scénario de démarrage type quand votre réseau s’agrandit. L’ordre compte : l’agence doit exister avant l’agent, car un agent se rattache à une agence.

Étapes

  1. Ouvrez le module Agences et cliquez sur Nouvelle agence.
  2. Renseignez le nom (clair, ex. « Agence Cocody »), la localisation et le responsable.
  3. Cliquez sur Enregistrer ; l’agence apparaît au statut actif.
  4. Ouvrez le module Agents et cliquez sur Nouvel agent (ou sélectionnez un agent existant).
  5. Renseignez son identité et son contact.
  6. Choisissez comme agence de rattachement l’agence que vous venez de créer.
  7. Enregistrez l’agent.
  8. Vérifiez que l’agence et l’agent sont tous deux au statut actif.
  9. Ouvrez le module Float et enregistrez un premier réapprovisionnement pour que l’agent puisse opérer.

Résultat attendu

L’agence apparaît dans la liste des agences actives, avec au moins un agent rattaché, actif et doté d’un float. Le point de vente est prêt à enregistrer des dépôts et retraits.

Pièges à éviter

  • Créer l’agent avant l’agence : le rattachement échoue.
  • Oublier de réapprovisionner le float : l’agent est actif mais ne peut rien faire.
  • Laisser l’agence en statut suspendu : aucun rattachement ni opération possible.
  • Nommer l’agence de façon ambiguë : préférez ville / quartier pour la retrouver plus tard.
2

Enregistrer un dépôt client et vérifier la commission

Saisir un dépôt puis contrôler la commission générée.

Contexte

Un client souhaite alimenter son compte Mobile Money (cash-in) via votre agent. Vous voulez enregistrer l’opération correctement puis vérifier que la commission attendue a bien été calculée. C’est le geste le plus courant du quotidien, et le contrôle de la commission garantit la fiabilité de votre suivi de rentabilité.

Étapes

  1. Ouvrez le module Transactions et choisissez l’opération Dépôt.
  2. Sélectionnez l’agent qui réalise l’opération.
  3. Sélectionnez le client (ou saisissez son numéro).
  4. Choisissez l’opérateur (Orange Money, MTN MoMo, Wave, Moov…).
  5. Saisissez le montant en XOF et vérifiez-le avant validation.
  6. Cliquez sur Valider : le float de l’agent et la commission se mettent à jour.
  7. Ouvrez le module Commissions.
  8. Filtrez sur l’agent concerné et la période du jour.
  9. Vérifiez que la commission correspondant au dépôt apparaît bien et correspond au montant.

Résultat attendu

Le dépôt est enregistré, le float de l’agent est mis à jour et la commission associée est visible dans le module Commissions, cohérente avec le montant et l’opérateur.

Pièges à éviter

  • Se tromper d’opérateur : la commission calculée sera différente.
  • Valider sans relire le montant : une transaction validée engage le float.
  • Chercher la commission sur une mauvaise période et croire qu’elle manque.
  • Enregistrer le dépôt sous un agent à sec : l’opération peut être bloquée pour float insuffisant.
3

Réapprovisionner le float d’un agent à sec

Détecter un agent sans liquidité et le recréditer.

Contexte

Un agent ne peut plus servir ses clients car son float est épuisé ou passé sous le seuil d’alerte. Vous devez le détecter rapidement et le recréditer pour éviter une interruption de service, en particulier un jour de forte affluence.

Étapes

  1. Ouvrez le module Float & liquidité.
  2. Repérez l’agent à sec (solde nul ou sous le seuil d’alerte, signalé visuellement).
  3. Assurez-vous de disposer réellement de la liquidité à transférer.
  4. Lancez un réapprovisionnement et sélectionnez l’agent concerné.
  5. Saisissez le montant à recréditer, au-dessus du seuil d’alerte.
  6. Cliquez sur Valider : le solde de float augmente immédiatement.
  7. Vérifiez que le solde de l’agent est de nouveau positif et que l’alerte a disparu.
  8. Rapprochez, côté Comptabilité, ce mouvement de liquidité.

Résultat attendu

Le float de l’agent est réapprovisionné, l’alerte disparaît et l’agent peut de nouveau réaliser des opérations sans interruption.

Pièges à éviter

  • Recréditer un montant juste au seuil : l’alerte peut réapparaître dès la première opération.
  • Réapprovisionner un agent suspendu : réactivez-le d’abord.
  • Oublier de rapprocher le mouvement en comptabilité : source d’écart de caisse.
  • Confondre float électronique et espèces selon le sens des opérations de l’agent.
4

Effectuer un retrait client en espèces

Servir un retrait tout en contrôlant la caisse.

Contexte

Un client veut retirer des espèces depuis son compte Mobile Money (cash-out). L’enjeu est double : enregistrer correctement l’opération et s’assurer que l’agent dispose des espèces nécessaires avant de les remettre. Un retrait mal contrôlé crée un écart de caisse.

Étapes

  1. Ouvrez le module Transactions et choisissez l’opération Retrait.
  2. Sélectionnez l’agent qui sert le client.
  3. Sélectionnez le client (ou son numéro) et vérifiez son identité si l’opération est sensible.
  4. Choisissez l’opérateur et saisissez le montant demandé en XOF.
  5. Vérifiez que l’agent dispose des espèces suffisantes en caisse.
  6. Cliquez sur Valider pour enregistrer l’opération.
  7. Remettez les espèces au client une fois l’opération validée.
  8. Contrôlez que le solde de l’agent a bien été ajusté.

Résultat attendu

Le retrait est enregistré, le solde de l’agent est ajusté, les espèces sont remises et l’opération est traçable dans l’historique des transactions.

Pièges à éviter

  • Remettre les espèces avant d’avoir validé l’opération.
  • Servir un retrait sans espèces suffisantes : caisse négative et écart garanti.
  • Oublier de vérifier l’identité du client pour une opération sensible (KYC).
  • Saisir un montant erroné : relisez avant de valider, la validation engage le float.
5

Enregistrer un nouveau client avec ses informations KYC

Créer une fiche client conforme avant de la servir.

Contexte

Un nouveau client se présente pour la première fois et doit être enregistré avant de réaliser une opération sensible. L’objectif est une fiche conforme au KYC, réutilisable pour toutes ses opérations futures, sans créer de doublon.

Étapes

  1. Ouvrez le module Clients & KYC.
  2. Recherchez d’abord le client par nom ou numéro pour éviter un doublon.
  3. S’il n’existe pas, cliquez sur Nouveau client.
  4. Saisissez l’identité (nom, prénom) et les coordonnées (téléphone).
  5. Renseignez les informations KYC requises (type et numéro de pièce d’identité, etc.).
  6. Vérifiez la pièce d’identité présentée.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Retrouvez le client via la recherche pour confirmer la création.
  9. Sélectionnez-le lors de la prochaine transaction.

Résultat attendu

La fiche client est créée avec ses informations KYC ; le client apparaît dans la recherche et peut être sélectionné lors des prochaines opérations.

Pièges à éviter

  • Créer une fiche sans rechercher au préalable : risque de doublon.
  • Laisser le KYC incomplet avant une opération sensible.
  • Saisir des données inutiles : ne collectez que le nécessaire, avec confidentialité.
  • Mal orthographier le nom : préférez la recherche par numéro pour retrouver le client ensuite.
6

Clôturer la journée comptable

Rapprocher la caisse et figer les totaux du jour.

Contexte

La journée se termine et vous devez arrêter les comptes. L’objectif est de rapprocher la caisse réelle avec les opérations enregistrées, d’expliquer tout écart, puis de figer les totaux par une clôture conforme au référentiel SYSCOHADA. Une clôture quotidienne évite l’accumulation d’écarts difficiles à retracer.

Étapes

  1. Assurez-vous que toutes les transactions et mouvements de float du jour sont saisis.
  2. Ouvrez le module Comptabilité.
  3. Sélectionnez la période du jour et consultez les écritures et mouvements de caisse.
  4. Comptez physiquement les espèces en caisse.
  5. Rapprochez la caisse réelle avec les montants enregistrés.
  6. En cas d’écart, recherchez la cause, corrigez et documentez l’explication.
  7. Lancez la clôture de journée pour figer les totaux.
  8. Vérifiez que la journée apparaît bien comme clôturée.

Résultat attendu

La journée est clôturée, les totaux sont figés et la caisse est rapprochée sans écart non expliqué.

Pièges à éviter

  • Clôturer alors que des opérations du jour ne sont pas encore saisies.
  • Clôturer avec un écart non documenté : il devient impossible à retracer plus tard.
  • Reporter la clôture au lendemain : les écarts s’accumulent.
  • Oublier de rapprocher les réapprovisionnements de float avec la caisse.
7

Générer et exporter le rapport mensuel

Produire le rapport du mois et l’exporter en PDF.

Contexte

En fin de mois, vous devez produire un rapport d’activité à partager avec les parties prenantes (associés, banque, autorité). L’objectif est un document fiable, exporté et archivé, reflétant fidèlement l’activité du mois écoulé.

Étapes

  1. Assurez-vous que la saisie du mois est complète (transactions, float, comptabilité).
  2. Ouvrez le module Reporting.
  3. Sélectionnez la période correspondant au mois écoulé.
  4. Choisissez le type de rapport mensuel.
  5. Lancez la génération du rapport.
  6. Vérifiez les indicateurs (transactions, revenus, commissions) et leur cohérence.
  7. Croisez au besoin avec la Comptabilité pour valider les chiffres financiers.
  8. Cliquez sur Exporter et choisissez PDF (pour le partage) ou tableur / CSV (pour l’analyse).
  9. Archivez le fichier dans votre arborescence (année / mois).

Résultat attendu

Le rapport mensuel est généré, vérifié et exporté, prêt à être archivé ou partagé avec les parties prenantes.

Pièges à éviter

  • Générer le rapport avant que la saisie du mois ne soit terminée.
  • Choisir une période mal bornée (déborde sur un autre mois).
  • Confondre les formats : PDF pour partager, CSV pour analyser.
  • Ne pas archiver l’export : impossible de le retrouver plus tard.
8

Gérer une licence expirée

Réagir à une échéance dépassée et rétablir l’accès.

Contexte

Un message indique que votre licence GESTMONEY est arrivée à échéance. Vous disposez d’une période de grâce de 7 jours pour agir avant une restriction d’accès. L’objectif est de renouveler à temps pour éviter toute interruption du service.

Étapes

  1. Ouvrez le module Licence & facturation.
  2. Vérifiez le statut de la licence et la date d’échéance.
  3. Notez si vous êtes en période de grâce (7 jours après l’échéance).
  4. Consultez l’offre en cours (Starter / Essentiel / Professional / Enterprise) et vérifiez qu’elle correspond à vos besoins.
  5. Retrouvez et téléchargez la dernière facture si nécessaire.
  6. Lancez le renouvellement de l’abonnement.
  7. Vérifiez que le statut repasse à active.
  8. Si l’accès reste bloqué, contactez IBIG Soft (contact@ibigsoft.com).

Résultat attendu

La licence est renouvelée, son statut repasse à « active » et l’accès complet à la plateforme est rétabli, sans perte de données.

Pièges à éviter

  • Attendre la fin de la période de grâce pour agir : l’accès peut se restreindre.
  • Renouveler une offre inadaptée à un réseau qui a grandi : envisagez un forfait supérieur.
  • Ignorer le message d’échéance jusqu’au blocage complet.
  • Oublier de conserver la facture pour votre comptabilité.
9

Poser une question à SARA

Utiliser l’assistant IA pour obtenir de l’aide rapidement.

Contexte

Vous cherchez comment réaliser une action (« comment suspendre un agent ? ») ou comprendre un chiffre (« pourquoi le float de cet agent est-il bas ? »). Plutôt que de fouiller les menus, vous interrogez SARA, l’assistant IA, pour gagner du temps. Ses réponses sont indicatives : elles orientent, elles ne remplacent pas votre contrôle.

Étapes

  1. Ouvrez l’assistant SARA depuis l’interface.
  2. Formulez votre question en une phrase claire et précise (ajoutez période, agent ou agence si utile).
  3. Envoyez la question et lisez la réponse proposée.
  4. Si la réponse n’est pas exacte, reformulez ou ajoutez un détail, puis relancez.
  5. Notez le module vers lequel SARA vous oriente.
  6. Ouvrez ce module et vérifiez la donnée ou l’action.
  7. Ne validez une action importante qu’après ce contrôle.

Résultat attendu

Vous obtenez une réponse ou une orientation utile, tout en gardant la maîtrise des validations importantes, réalisées vous-même dans le module concerné.

Pièges à éviter

  • Poser une question trop vague : la réponse sera imprécise.
  • Prendre une réponse SARA pour une validation : elle n’exécute pas les opérations sensibles.
  • Se fier à un chiffre sans vérifier la saisie sous-jacente.
  • Oublier que les réponses sont indicatives et non contractuelles.

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