Guide utilisateur

À quoi ça sert

La prise en main est votre porte d’entrée dans GESTMONEY. Elle vous permet d’accéder à votre espace de travail, de vous repérer dans l’interface et de comprendre où se trouve chaque fonction. C’est aussi ici que se joue la sécurité de votre compte : c’est votre identifiant qui trace chaque opération enregistrée.

Ce module concerne tous les utilisateurs, du gérant qui pilote l’ensemble du réseau à l’agent qui saisit les transactions. L’interface s’adapte à votre rôle : vous ne voyez que les modules auxquels vous avez droit.

Avant de commencer

• Vous devez disposer d’un compte actif créé par votre administrateur (adresse e-mail + mot de passe).
• Votre licence doit être valide. Pendant l’essai de 14 jours, ou la période de grâce de 7 jours après échéance, l’accès reste ouvert.
• Un navigateur récent (Chrome, Edge, Firefox) et une connexion Internet stable sont recommandés.

Pas à pas

Se connecter

1. Ouvrez l’application GESTMONEY dans votre navigateur (adresse fournie par votre organisation).
2. Saisissez votre e-mail dans le premier champ.
3. Saisissez votre mot de passe dans le second champ.
4. Cliquez sur Se connecter. Vous arrivez sur le tableau de bord.
5. À la première connexion, ouvrez votre profil (menu en haut à droite) et complétez les informations manquantes.

Se repérer dans l’interface

1. Repérez la barre latérale à gauche : elle regroupe tous les modules (Agences, Agents, Transactions, Float, Commissions, etc.).
2. En haut, la barre supérieure donne accès à la recherche, aux notifications et au menu profil.
3. La zone centrale affiche le contenu du module sélectionné.
4. Cliquez sur un module de la barre latérale pour l’ouvrir ; l’élément actif est mis en évidence.

Changer la langue

1. Ouvrez le sélecteur de langue (FR / EN), généralement dans la barre supérieure ou les paramètres.
2. Choisissez Français ou English.
3. L’interface bascule instantanément ; le choix est mémorisé sur votre appareil.

Se déconnecter

1. Ouvrez le menu profil en haut à droite.
2. Cliquez sur Se déconnecter.
3. Vous revenez à l’écran de connexion ; votre session est fermée.

Bonnes pratiques

• Utilisez un mot de passe unique et robuste, jamais partagé avec un collègue.
• Déconnectez-vous systématiquement sur un poste partagé.
• Ne laissez pas votre session ouverte sans surveillance : chaque opération est tracée sous votre nom.

Problèmes fréquents

• « Identifiants incorrects » → e-mail ou mot de passe erroné → vérifiez la casse et l’absence d’espace ; demandez une réinitialisation à votre administrateur si besoin.
• Accès bloqué / licence expirée → abonnement arrivé à échéance → voyez le module Licence & facturation et renouvelez ; l’accès reste ouvert 7 jours en période de grâce.
• Certains modules n’apparaissent pas → votre rôle ne les autorise pas → c’est normal ; contactez votre administrateur si vous pensez y avoir droit.
• L’interface reste en anglais → langue non enregistrée → rebasculez via le sélecteur ; le choix est propre à l’appareil.

Questions fréquentes

• Puis-je changer mon mot de passe moi-même ? Oui, depuis le module Paramètres, section sécurité.
• La langue est-elle la même pour toute l’équipe ? Non, chacun choisit la sienne ; elle est mémorisée par appareil.
• Que se passe-t-il si je ferme le navigateur sans me déconnecter ? La session peut rester active ; sur un poste partagé, déconnectez-vous toujours.
• Ai-je besoin d’installer un logiciel ? Non, GESTMONEY fonctionne dans le navigateur.

À quoi ça sert

Le tableau de bord est la première page que vous voyez en vous connectant. Il réunit en un coup d’œil les indicateurs clés de votre réseau : volume de transactions, chiffre d’affaires, commissions, état du float et activité des agents. Son but est de vous donner une lecture rapide de la santé de l’activité et d’attirer votre attention sur ce qui demande une action.

Il est utilisé surtout par le gérant et les superviseurs, qui pilotent l’ensemble, mais tout profil ayant accès y trouve un résumé adapté à son périmètre.

Avant de commencer

• Le tableau de bord n’affiche que ce qui a été réellement saisi dans les autres modules : agences, agents, transactions, float.
• Pour des chiffres pertinents, assurez-vous que les transactions du jour sont bien enregistrées au fil de l’eau.
• Aucun droit particulier n’est requis pour consulter votre propre périmètre.

Pas à pas

Lire les indicateurs (KPI)

1. Ouvrez le Tableau de bord depuis la barre latérale (page d’accueil par défaut).
2. En haut, repérez les cartes KPI : volume de transactions, revenus, commissions, float total.
3. Notez la période couverte par ces chiffres (jour, semaine ou mois selon l’affichage).
4. Comparez mentalement avec la veille pour détecter une variation inhabituelle.

Analyser les tendances

1. Faites défiler jusqu’aux graphiques d’évolution (transactions et revenus).
2. Repérez les pics et les creux : jours de marché, fin de mois, incidents.
3. Survolez un point du graphique pour lire la valeur détaillée.

Réagir à une alerte

1. Repérez les agents à float faible ou les indicateurs signalés en rouge / orange.
2. Cliquez sur le raccourci vers le module concerné (Float, Transactions…).
3. Traitez l’anomalie directement, puis revenez au tableau de bord pour vérifier la mise à jour.

Bonnes pratiques

• Commencez chaque journée par le tableau de bord pour détecter une anomalie tôt.
• Croisez les KPI avec le module Reporting pour une analyse détaillée et exportable.
• Ne prenez pas une décision lourde sur le seul KPI : vérifiez le détail dans le module source.

Problèmes fréquents

• Les chiffres semblent figés / à zéro → aucune transaction saisie sur la période → vérifiez la saisie et la période affichée.
• Un écart avec le Reporting → périodes ou filtres différents → alignez la même période dans les deux modules.
• Le float total paraît faux → un réapprovisionnement non enregistré → contrôlez le module Float.
• Rien ne s’affiche → connexion instable ou droits limités → rechargez la page ou vérifiez votre rôle.

Questions fréquentes

• À quelle fréquence les chiffres se mettent-ils à jour ? Ils reflètent les données enregistrées ; rechargez la page pour la vue la plus récente.
• Puis-je choisir la période affichée ? L’affichage suit la période prévue par le module ; pour un choix libre, utilisez le Reporting.
• Le tableau de bord remplace-t-il la comptabilité ? Non, c’est une vue de pilotage ; la comptabilité reste la source financière de référence.
• Pourquoi mes chiffres diffèrent de ceux d’un collègue ? Vos périmètres (agence, rôle) peuvent différer.

À quoi ça sert

Le module Agences gère vos points de vente physiques : coordonnées, responsable, statut (active / suspendue) et agents rattachés. C’est la brique d’organisation de tout votre réseau : chaque agent, chaque float et chaque commission se rattachent à une agence. Bien structurer vos agences, c’est pouvoir ensuite lire votre activité point de vente par point de vente.

Il est utilisé par le gérant ou l’administrateur du réseau, qui décide de l’ouverture, de la fermeture ou de la suspension d’un point de vente.

Avant de commencer

• C’est le premier module à renseigner : créez vos agences avant vos agents, car un agent doit être rattaché à une agence.
• Préparez les informations : nom, localisation, nom du responsable.
• Vous devez disposer des droits d’administration pour créer ou suspendre une agence.

Pas à pas

Créer une agence

1. Ouvrez le module Agences dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Nouvelle agence (ou le bouton d’ajout).
3. Renseignez le nom (clair et unique, ex. « Agence Cocody »).
4. Saisissez l’adresse / localisation et le responsable.
5. Cliquez sur Enregistrer : l’agence apparaît dans la liste, au statut actif.

Affecter des agents

1. Depuis la fiche de l’agence (ou le module Agents), ouvrez la gestion des rattachements.
2. Sélectionnez le ou les agents à rattacher.
3. Validez : les agents apparaissent désormais sous cette agence.

Modifier une agence

1. Dans la liste, cliquez sur l’agence à modifier pour ouvrir sa fiche.
2. Corrigez les champs souhaités (nom, localisation, responsable).
3. Enregistrez ; les modifications sont immédiates.

Suspendre ou réactiver une agence

1. Ouvrez la fiche de l’agence.
2. Basculez son statut sur Suspendue pour bloquer temporairement son activité.
3. Pour la remettre en service, rebasculez le statut sur Active.

Rechercher et filtrer

1. Utilisez la barre de recherche pour retrouver une agence par nom.
2. Filtrez par statut (active / suspendue) pour cibler la liste.

Bonnes pratiques

• Nommez vos agences de façon claire et cohérente (ville, quartier) pour les repérer vite.
• Gardez un responsable identifié par agence pour la traçabilité.
• Préférez suspendre plutôt que supprimer une agence temporairement inactive.

Problèmes fréquents

• Impossible de rattacher un agent → l’agence est suspendue → réactivez-la d’abord.
• La liste est vide → un filtre trop restrictif → réinitialisez les filtres et la recherche.
• Deux agences portent le même nom → nommage non standardisé → renommez avec ville/quartier pour distinguer.
• Le bouton créer est absent → droits insuffisants → demandez le rôle administrateur.

Questions fréquentes

• Peut-on supprimer une agence ? Évitez-le si elle a un historique ; la suspension est préférable pour conserver la traçabilité.
• Un agent peut-il dépendre de deux agences ? Un agent est rattaché à une agence active pour opérer.
• Le float est-il suivi par agence ? Oui, indirectement via les agents rattachés.
• Que devient l’historique d’une agence suspendue ? Il est conservé et reste consultable.

À quoi ça sert

Le module Agents recense les personnes qui réalisent les opérations Mobile Money sur le terrain. Vous y gérez leur identité, leur agence de rattachement, leur statut et le suivi de leur activité (transactions, float, commissions). C’est le lien entre votre organisation et les opérations réelles : chaque transaction est enregistrée au nom d’un agent.

Il est utilisé par le gérant et les superviseurs qui recrutent, affectent et pilotent les agents.

Avant de commencer

• Vos agences doivent déjà exister : un agent se rattache à une agence active.
• Préparez l’identité et le contact de l’agent.
• Il est utile d’avoir défini le seuil d’alerte de float que vous souhaitez appliquer.

Pas à pas

Créer un agent

1. Ouvrez le module Agents.
2. Cliquez sur Nouvel agent.
3. Renseignez son identité (nom, prénom) et son contact (téléphone).
4. Choisissez l’agence de rattachement (active).
5. Enregistrez : l’agent apparaît dans la liste, prêt à opérer.

Modifier un agent

1. Cliquez sur l’agent pour ouvrir sa fiche détail.
2. Mettez à jour les informations (contact, agence, statut).
3. Enregistrez.

Suspendre ou réactiver un agent

1. Ouvrez la fiche de l’agent.
2. Basculez son statut sur Suspendu : il ne peut plus enregistrer d’opérations.
3. Rebasculez sur Actif pour le remettre en service.

Suivre l’activité d’un agent

1. Ouvrez sa fiche détail.
2. Consultez ses transactions réalisées, son float disponible et ses commissions générées.
3. Repérez un float sous le seuil pour déclencher un réapprovisionnement.

Rechercher et filtrer

1. Utilisez la recherche par nom.
2. Filtrez par agence ou par statut pour cibler la liste.

Bonnes pratiques

• Tenez à jour les coordonnées de chaque agent.
• Vérifiez régulièrement les agents inactifs ou à float faible.
• Suspendez immédiatement un agent qui quitte le réseau plutôt que de le laisser actif.

Problèmes fréquents

• L’agent n’apparaît pas dans les transactions → il est suspendu ou non rattaché → vérifiez son statut et son agence.
• Impossible de créer un agent → aucune agence active disponible → créez / réactivez d’abord une agence.
• Float toujours à zéro → aucun réapprovisionnement enregistré → passez par le module Float.
• La liste est vide → filtre agence/statut trop restrictif → réinitialisez les filtres.

Questions fréquentes

• Un agent peut-il changer d’agence ? Oui, modifiez son rattachement dans sa fiche.
• Que deviennent ses transactions s’il est suspendu ? Elles restent dans l’historique ; il ne peut simplement plus en créer.
• Peut-on supprimer un agent ? Préférez la suspension pour conserver l’historique et les commissions.
• Comment savoir qui a le plus de float bloqué ? Consultez le module Float, trié par agent.

À quoi ça sert

Le module Transactions est le cœur opérationnel de GESTMONEY. Il enregistre les opérations Mobile Money : dépôts / cash-in (le client alimente son compte) et retraits / cash-out (le client retire des espèces). Chaque opération met à jour le float de l’agent, calcule les frais et commissions et alimente la comptabilité et le reporting.

Il est utilisé au quotidien par les agents et supervisé par le gérant. C’est le module le plus sollicité : la fiabilité de tout le système dépend de la rigueur de saisie ici.

Avant de commencer

• L’agent doit être actif et rattaché à une agence active.
• L’agent doit disposer d’un float (électronique pour un dépôt, espèces pour un retrait) suffisant.
• L’opérateur Mobile Money (Orange Money, MTN MoMo, Wave, Moov…) doit être disponible ; sinon, ajoutez-le via la gestion des opérateurs.
• Le client peut être enregistré au préalable (module Clients & KYC) ou identifié par son numéro.

Pas à pas

Enregistrer un dépôt (cash-in)

1. Ouvrez le module Transactions.
2. Choisissez l’opération Dépôt.
3. Sélectionnez l’agent qui réalise l’opération.
4. Sélectionnez le client (ou saisissez son numéro).
5. Choisissez l’opérateur (canal Mobile Money).
6. Saisissez le montant en XOF.
7. Cliquez sur Valider : le float et la commission se mettent à jour automatiquement.

Enregistrer un retrait (cash-out)

1. Choisissez l’opération Retrait.
2. Renseignez l’agent, le client et l’opérateur.
3. Saisissez le montant demandé.
4. Vérifiez que l’agent dispose des espèces suffisantes en caisse.
5. Validez, puis remettez les espèces au client.

Consulter et rechercher une transaction

1. Parcourez la liste des transactions, la plus récente en tête.
2. Filtrez par agent, opérateur, type (dépôt / retrait) ou période.
3. Cliquez sur une ligne pour voir le détail (montant, frais, commission, horodatage).

Bonnes pratiques

• Vérifiez le montant et le numéro avant de valider : une transaction validée engage le float.
• Saisissez les opérations au fil de l’eau, jamais en fin de journée de mémoire.
• Rapprochez régulièrement les transactions du solde réel de caisse.

Problèmes fréquents

• « Float insuffisant » → l’agent n’a plus la liquidité nécessaire → réapprovisionnez via le module Float avant de recommencer.
• L’opérateur n’est pas dans la liste → canal non configuré → ajoutez-le dans la gestion des opérateurs.
• La commission semble fausse → montant ou opérateur erroné → vérifiez la saisie ; la commission découle du montant et du canal.
• Impossible de sélectionner l’agent → agent suspendu ou non rattaché → réactivez-le / rattachez-le.
• Doublon de transaction → double validation → vérifiez l’historique avant de ressaisir.

Questions fréquentes

• Puis-je annuler une transaction validée ? Une opération validée engage le float ; traitez toute correction avec rigueur et tracez-la (voir Comptabilité).
• Le client doit-il exister au préalable ? Pas obligatoirement, mais une fiche client facilite le suivi et la conformité KYC.
• Où voir les commissions générées ? Dans le module Commissions, filtrées par agent et période.
• Les frais sont-ils automatiques ? Oui, ils découlent du montant et de l’opérateur choisis.

À quoi ça sert

Le float est la liquidité disponible pour opérer : le solde électronique (unités Mobile Money) et/ou les espèces qu’un agent peut mobiliser. Ce module suit le solde de chaque agent et de chaque agence, et vous alerte quand la liquidité devient insuffisante. Sans float, un agent est à l’arrêt : ce module est donc central pour la continuité du service.

Il est piloté par le gérant ou le superviseur, qui décide des réapprovisionnements.

Avant de commencer

• Les agents doivent exister et être rattachés à une agence.
• Définissez à l’avance un seuil d’alerte par agent, cohérent avec son volume d’activité.
• Un réapprovisionnement suppose que vous disposez réellement de la liquidité à transférer.

Pas à pas

Consulter les soldes de float

1. Ouvrez le module Float & liquidité.
2. Lisez le solde par agent et par agence.
3. Triez ou filtrez pour repérer les soldes les plus bas.

Repérer un agent à sec

1. Repérez les agents à zéro ou sous le seuil d’alerte (signalés visuellement).
2. Ouvrez l’agent concerné pour voir le détail de son float.

Enregistrer un réapprovisionnement

1. Lancez un réapprovisionnement (bouton dédié).
2. Sélectionnez l’agent à recréditer.
3. Saisissez le montant en XOF.
4. Validez : le solde de float de l’agent augmente immédiatement et l’alerte disparaît.

Suivre l’historique des mouvements

1. Ouvrez l’historique de float.
2. Filtrez par agent ou par période.
3. Vérifiez la cohérence entre réapprovisionnements et consommation par les transactions.

Bonnes pratiques

• Définissez un seuil d’alerte réaliste par agent, ajusté à son activité.
• Anticipez les réapprovisionnements avant les pics (jours de marché, fin de mois, paie).
• Rapprochez le float théorique du stock réel (espèces + unités) régulièrement.

Problèmes fréquents

• Le solde ne baisse pas après des ventes → transactions non enregistrées → vérifiez la saisie dans Transactions.
• Alerte persistante après réapprovisionnement → montant insuffisant ou non validé → recréditez au-dessus du seuil et confirmez.
• Écart entre float et espèces réelles → opération non tracée → rapprochez avec la Comptabilité et documentez l’écart.
• Impossible de réapprovisionner un agent → agent suspendu → réactivez-le d’abord.

Questions fréquentes

• Float électronique et espèces sont-ils suivis ensemble ? Le module suit la liquidité disponible pour opérer ; distinguez selon le sens de vos opérations.
• Que se passe-t-il si le float tombe à zéro ? L’agent ne peut plus enregistrer d’opération jusqu’au réapprovisionnement.
• Puis-je fixer un seuil différent par agent ? Oui, adaptez-le au volume de chacun.
• Le réapprovisionnement crée-t-il une écriture comptable ? Il constitue un mouvement de liquidité à rapprocher côté Comptabilité.

À quoi ça sert

Le module Commissions récapitule les gains générés par les transactions, ventilés par agent, par agence et par période. Il vous aide à mesurer la rentabilité de votre réseau, à comparer la performance des agents et à préparer les reversements. Les commissions ne se saisissent pas : elles sont calculées automatiquement à partir des transactions (montant + opérateur).

Il est consulté par le gérant et les superviseurs pour piloter la rentabilité.

Avant de commencer

• Les transactions doivent être enregistrées : sans elles, aucune commission n’apparaît.
• La cohérence des commissions dépend directement de la rigueur de saisie des transactions.
• Pour un export formaté, prévoyez d’utiliser le module Reporting.

Pas à pas

Consulter les commissions

1. Ouvrez le module Commissions.
2. Lisez le total des commissions pour la période affichée.
3. Repérez la ventilation par agent et par agence.

Filtrer par période et par agent

1. Sélectionnez une période (jour, semaine, mois).
2. Filtrez par agent ou par agence pour cibler l’analyse.
3. La liste et les totaux se recalculent selon les filtres.

Rapprocher commissions et transactions

1. Notez le volume de transactions correspondant à un agent.
2. Comparez-le à la commission affichée pour vérifier la cohérence.
3. En cas d’écart, ouvrez le module Transactions pour contrôler la saisie.

Bonnes pratiques

• Vérifiez régulièrement la cohérence entre volume, frais et commissions.
• Utilisez le Reporting pour exporter un récapitulatif partageable.
• Analysez les commissions par période pour repérer les tendances et récompenser les agents performants.

Problèmes fréquents

• Aucune commission affichée → aucune transaction sur la période / filtre trop restrictif → élargissez la période et réinitialisez les filtres.
• Commission plus faible qu’attendu → montants ou opérateurs saisis à tort → contrôlez les transactions concernées.
• Écart avec le tableau de bord → périodes différentes → alignez les mêmes dates.
• Total qui ne correspond pas au reversement → confusion période / agent → vérifiez le périmètre exact du filtre.

Questions fréquentes

• Puis-je modifier une commission manuellement ? Non, elle découle de la transaction ; corrigez la transaction source si nécessaire.
• Les commissions incluent-elles les frais client ? Non, ce sont deux notions distinctes ; les commissions sont le gain de votre réseau.
• Comment préparer un reversement à un agent ? Filtrez par agent et période, puis exportez via Reporting.
• Une transaction annulée retire-t-elle sa commission ? La commission suit la transaction ; toute correction doit être tracée.

À quoi ça sert

Le module Clients centralise les personnes servies par votre réseau et leurs informations d’identification (KYC — « Know Your Customer »). Il facilite le suivi commercial, la recherche rapide lors d’une opération et surtout la conformité réglementaire : connaître son client est une obligation dans les services financiers.

Il est utilisé par les agents (création à l’accueil) et par le gérant (suivi et conformité).

Avant de commencer

• Munissez-vous d’une pièce d’identité valide du client pour le KYC.
• Ne collectez que les données réellement nécessaires à l’opération et à la conformité.
• Vérifiez si le client n’existe pas déjà (recherche) pour éviter les doublons.

Pas à pas

Créer une fiche client

1. Ouvrez le module Clients & KYC.
2. Cliquez sur Nouveau client.
3. Saisissez l’identité (nom, prénom) et le contact (téléphone).
4. Renseignez les informations KYC requises (type et numéro de pièce d’identité, etc.).
5. Enregistrez : la fiche est créée et devient sélectionnable dans les transactions.

Mettre à jour une fiche

1. Recherchez le client et ouvrez sa fiche.
2. Corrigez les informations qui ont changé (contact, pièce).
3. Enregistrez.

Retrouver un client avant une opération

1. Utilisez la barre de recherche (nom ou numéro).
2. Ouvrez la fiche pour vérifier l’identité.
3. Sélectionnez ce client lors de la saisie de la transaction.

Bonnes pratiques

• Vérifiez l’identité avant d’enregistrer une opération sensible.
• Gardez les données exactes et à jour pour la conformité.
• Évitez les doublons : cherchez avant de créer.

Problèmes fréquents

• Client introuvable → orthographe ou numéro différent → cherchez par numéro plutôt que par nom.
• Doublon de fiche → création sans recherche préalable → conservez la fiche la plus complète et mettez à jour.
• KYC incomplet signalé → pièce d’identité manquante → complétez avant l’opération sensible.
• Impossible de sélectionner le client dans une transaction → fiche non enregistrée → rouvrez et enregistrez.

Questions fréquentes

• Le KYC est-il obligatoire pour toute opération ? Il est requis pour les opérations sensibles et la conformité ; renseignez-le dès que possible.
• Puis-je servir un client sans fiche ? Une opération peut identifier un numéro, mais une fiche facilite suivi et conformité.
• Qui peut voir les données KYC ? Elles sont confidentielles ; l’accès dépend du rôle.
• Comment corriger une erreur d’identité ? Ouvrez la fiche, modifiez et enregistrez.

À quoi ça sert

Le module Comptabilité assure le suivi financier de votre activité : mouvements de caisse, écritures, soldes et clôtures, dans une logique conforme au référentiel SYSCOHADA / OHADA utilisé dans la zone. Il transforme les opérations du terrain en une image financière fiable et exploitable.

Il est utilisé par le gérant et, le cas échéant, le comptable de la structure.

Avant de commencer

• Les transactions et mouvements de float du jour doivent être saisis pour refléter la réalité.
• Préparez le comptage réel de la caisse (espèces) avant tout rapprochement.
• Une clôture est un acte engageant : réservez-la à la fin de journée, une fois toutes les opérations passées.

Pas à pas

Consulter les écritures et les soldes

1. Ouvrez le module Comptabilité.
2. Sélectionnez la période souhaitée.
3. Parcourez les écritures et lisez les soldes correspondants.

Rapprocher la caisse

1. Comptez physiquement les espèces en caisse.
2. Comparez ce montant aux mouvements enregistrés (transactions, réapprovisionnements).
3. Identifiez tout écart entre le théorique et le réel.

Corriger et documenter un écart

1. Recherchez la cause (opération oubliée, erreur de montant).
2. Enregistrez la correction ou l’écriture d’ajustement nécessaire.
3. Documentez l’explication pour la traçabilité.

Clôturer la journée

1. Assurez-vous que toutes les opérations du jour sont saisies.
2. Vérifiez que la caisse est rapprochée sans écart inexpliqué.
3. Lancez la clôture de journée pour figer les totaux.

Bonnes pratiques

• Rapprochez la caisse chaque jour avant la clôture.
• Corrigez immédiatement tout écart identifié et documentez-le.
• Ne reportez pas les clôtures : un retard rend les écarts difficiles à retracer.

Problèmes fréquents

• Écart de caisse récurrent → opérations non saisies au fil de l’eau → imposez la saisie en temps réel.
• Solde qui ne correspond pas au float → réapprovisionnement non tracé → rapprochez avec le module Float.
• Impossible de clôturer → opérations du jour incomplètes → terminez la saisie avant la clôture.
• Écriture erronée figée → clôture trop hâtive → passez une écriture d’ajustement documentée.

Questions fréquentes

• La comptabilité est-elle conforme OHADA ? Elle s’appuie sur le référentiel SYSCOHADA/OHADA de la zone.
• Peut-on rouvrir une journée clôturée ? La clôture fige les totaux ; toute correction ultérieure se fait par écriture d’ajustement tracée.
• Faut-il un comptable pour utiliser le module ? Non pour le suivi courant, mais son expertise est utile pour les clôtures et le contrôle.
• La comptabilité remplace-t-elle le reporting ? Non : le reporting analyse l’activité, la comptabilité tient les comptes.

À quoi ça sert

Le module Stock gère les articles associés à votre activité : consommables, cartes SIM, recharges physiques ou produits vendus au point de vente. Il suit les quantités, enregistre les entrées et sorties et vous alerte avant la rupture. C’est un module complémentaire aux opérations Mobile Money, utile pour les points de vente qui vendent aussi des biens physiques.

Il est utilisé par le gérant ou le responsable d’agence.

Avant de commencer

• Listez les articles à suivre et leur quantité initiale.
• Définissez un seuil d’alerte pertinent par article, selon sa rotation.
• Prévoyez qui enregistre les entrées (achats) et les sorties (ventes).

Pas à pas

Créer ou mettre à jour un article

1. Ouvrez le module Stock.
2. Cliquez sur Nouvel article (ou ouvrez un article existant).
3. Renseignez le nom et la quantité initiale.
4. Définissez le seuil d’alerte.
5. Enregistrez.

Enregistrer une entrée de stock

1. Ouvrez l’article concerné.
2. Enregistrez une entrée (réapprovisionnement) en indiquant la quantité reçue.
3. Validez : la quantité disponible augmente.

Enregistrer une sortie de stock

1. Ouvrez l’article concerné.
2. Enregistrez une sortie (vente / consommation) avec la quantité.
3. Validez : la quantité disponible diminue.

Surveiller les alertes

1. Repérez les articles sous le seuil d’alerte (signalés dans la liste).
2. Planifiez un réapprovisionnement avant la rupture.

Bonnes pratiques

• Faites un inventaire régulier pour garder des quantités fiables.
• Réapprovisionnez avant la rupture pour ne pas interrompre le service.
• Enregistrez entrées et sorties au moment où elles ont lieu.

Problèmes fréquents

• Quantité affichée fausse → entrées/sorties non enregistrées → faites un inventaire et corrigez.
• Alerte qui ne se déclenche pas → seuil trop bas → relevez le seuil d’alerte.
• Rupture non anticipée → suivi irrégulier → enregistrez chaque mouvement en temps réel.
• Article introuvable → nommage incohérent → standardisez les noms d’articles.

Questions fréquentes

• Le stock est-il lié aux transactions Mobile Money ? Non, c’est un suivi distinct des biens physiques.
• Puis-je suivre plusieurs articles par agence ? Oui, gérez autant d’articles que nécessaire.
• Comment corriger un écart d’inventaire ? Ajustez la quantité de l’article après comptage physique.
• Le seuil d’alerte est-il par article ? Oui, définissez-le selon la rotation de chacun.

À quoi ça sert

Le module RH centralise les informations du personnel : identité, poste, rattachement (agence, équipe) et suivi administratif. Là où le module Agents traite l’aspect opérationnel (qui réalise les transactions), le module RH gère la dimension employeur : le suivi des personnes en tant que salariés de la structure.

Il est utilisé par le gérant ou un responsable RH désigné.

Avant de commencer

• Rassemblez les informations d’identité et de poste de chaque employé.
• Définissez les rattachements (quelle agence, quelle équipe).
• L’accès aux données RH doit être réservé aux personnes autorisées : ce sont des données sensibles.

Pas à pas

Créer une fiche employé

1. Ouvrez le module Ressources humaines.
2. Cliquez sur Nouvel employé.
3. Renseignez l’identité (nom, prénom, contact) et le poste.
4. Enregistrez : la fiche apparaît dans la liste du personnel.

Renseigner le rattachement

1. Ouvrez la fiche de l’employé.
2. Indiquez son rattachement (agence, équipe).
3. Enregistrez.

Mettre à jour le statut et les informations administratives

1. Ouvrez la fiche concernée.
2. Mettez à jour le statut (présent, en congé, sorti) et les informations administratives.
3. Enregistrez pour tracer le changement.

Rechercher un employé

1. Utilisez la recherche par nom.
2. Filtrez éventuellement par agence ou statut.

Bonnes pratiques

• Gardez les fiches à jour lors des arrivées et des départs.
• Limitez l’accès aux données RH aux personnes autorisées.
• Distinguez bien le suivi RH (employeur) du suivi Agents (opérationnel).

Problèmes fréquents

• Fiche employé sans agent correspondant → l’employé opère mais n’est pas créé côté Agents → créez-le aussi dans le module Agents pour qu’il puisse enregistrer des transactions.
• Données visibles par trop de personnes → droits trop larges → restreignez l’accès RH.
• Employé sorti toujours actif → statut non mis à jour → passez son statut à « sorti ».
• Liste vide → filtre trop restrictif → réinitialisez la recherche.

Questions fréquentes

• RH et Agents, est-ce la même chose ? Non : RH gère le salarié, Agents gère l’opérateur qui saisit les transactions. Une même personne peut figurer dans les deux.
• Qui peut consulter les fiches RH ? Seules les personnes autorisées selon leur rôle.
• Peut-on suivre les congés ? Vous pouvez tenir le statut administratif à jour.
• Faut-il supprimer un employé sorti ? Préférez mettre à jour son statut pour conserver l’historique.

À quoi ça sert

Le module Reporting produit des rapports d’activité (journaliers, hebdomadaires, mensuels) et permet de les exporter pour l’analyse, le partage ou l’archivage. Là où le tableau de bord donne une vue instantanée, le reporting permet une lecture approfondie sur la période de votre choix, et surtout un export exploitable hors de l’application.

Il est utilisé par le gérant et les superviseurs pour rendre compte de l’activité et prendre des décisions.

Avant de commencer

• Les données doivent être saisies proprement dans les autres modules : un rapport ne vaut que par la qualité de la saisie.
• Décidez de la période et du type de rapport dont vous avez besoin.
• Prévoyez où archiver vos exports de façon organisée.

Pas à pas

Générer un rapport

1. Ouvrez le module Reporting.
2. Choisissez la période (jour, semaine, mois).
3. Sélectionnez le type de rapport souhaité.
4. Lancez la génération : les indicateurs et détails s’affichent.

Analyser les résultats

1. Lisez les indicateurs (transactions, revenus, commissions).
2. Comparez avec une période précédente pour dégager une tendance.
3. Repérez les agents ou agences les plus / moins performants.

Exporter un rapport

1. Cliquez sur Exporter.
2. Choisissez le format adapté (PDF pour le partage, tableur / CSV pour l’analyse).
3. Enregistrez le fichier et archivez-le de façon organisée.

Bonnes pratiques

• Standardisez vos périodes de reporting (ex. mensuel) pour comparer d’une fois sur l’autre.
• Archivez les exports importants dans une arborescence claire (année / mois).
• Croisez le rapport avec la Comptabilité pour valider les chiffres financiers.

Problèmes fréquents

• Rapport vide ou incomplet → période sans activité ou saisie manquante → vérifiez la période et la saisie source.
• Chiffres différents du tableau de bord → périodes non alignées → utilisez exactement les mêmes dates.
• Export illisible dans un tableur → mauvais format choisi → préférez CSV pour l’analyse, PDF pour le partage.
• Impossible de générer → période mal définie → resélectionnez des dates valides.

Questions fréquentes

• Quels formats d’export sont disponibles ? Selon le rapport : PDF, tableur ou CSV.
• Puis-je comparer deux périodes ? Générez chaque période puis comparez, ou standardisez vos périodes.
• Le reporting inclut-il les commissions ? Oui, parmi les indicateurs d’activité.
• À quelle fréquence faire un rapport ? Au minimum mensuel ; ajoutez du hebdomadaire en période de forte activité.

À quoi ça sert

Ce module concerne votre abonnement à GESTMONEY : l’offre souscrite (Starter, Essentiel, Professional ou Enterprise), la période de validité, les factures et le statut de la licence (active / à renouveler / expirée). C’est ici que vous surveillez l’échéance pour éviter toute interruption de service.

Il est réservé au gérant ou à l’administrateur qui gère l’abonnement de la structure.

Avant de commencer

• Après l’inscription, vous bénéficiez d’un essai de 14 jours.
• À l’échéance, une période de grâce de 7 jours maintient l’accès pour vous laisser renouveler.
• Identifiez votre forfait actuel et vos besoins (nombre d’agences, d’agents) avant de renouveler ou de changer d’offre.

Pas à pas

Consulter votre abonnement

1. Ouvrez le module Licence & facturation.
2. Lisez l’offre en cours (Starter / Essentiel / Professional / Enterprise).
3. Repérez le statut de la licence et la date d’échéance.

Retrouver et télécharger une facture

1. Ouvrez la section Factures.
2. Repérez la facture souhaitée par date.
3. Téléchargez-la pour votre comptabilité.

Anticiper le renouvellement

1. Surveillez la date d’échéance affichée.
2. Lancez le renouvellement avant l’expiration.
3. Vérifiez ensuite que le statut est repassé à active.

Bonnes pratiques

• Surveillez l’échéance pour éviter toute interruption de service.
• Conservez vos factures pour votre comptabilité.
• Anticipez : ne renouvelez pas au dernier jour de la période de grâce.

Problèmes fréquents

• Accès restreint / bloqué → licence expirée et période de grâce dépassée → renouvelez ; contactez IBIG Soft si le blocage persiste.
• Facture introuvable → mauvaise période affichée → élargissez la plage de dates.
• Le forfait ne correspond plus au besoin → réseau qui grandit → changez d’offre (ex. Professional / Enterprise).
• Statut encore « à renouveler » après paiement → mise à jour non prise en compte → rechargez ; sinon contactez IBIG Soft.

Questions fréquentes

• Que se passe-t-il à la fin de l’essai de 14 jours ? Vous devez souscrire une offre ; une période de grâce de 7 jours suit l’échéance.
• Perds-je mes données si la licence expire ? L’accès peut être restreint, mais renouvelez pour rétablir le service ; contactez IBIG Soft en cas de doute.
• Comment changer de forfait ? Depuis ce module ou en contactant IBIG Soft (contact@ibigsoft.com).
• Qui peut gérer la licence ? Le gérant / administrateur de la structure.

À quoi ça sert

SARA est l’assistant IA de GESTMONEY. Vous lui posez des questions en langage naturel pour obtenir de l’aide sur l’utilisation de la plateforme (« comment enregistrer un retrait ? ») ou une lecture rapide de votre activité (« quel agent a le plus de commissions ce mois ? »). SARA vous fait gagner du temps en vous orientant vers le bon module ou en résumant une information.

Elle est accessible à tous les utilisateurs, quel que soit leur rôle.

Avant de commencer

• SARA s’appuie sur les données réellement enregistrées : des chiffres justes supposent une saisie propre.
• Ses réponses sont indicatives et non contractuelles : elles aident à décider, elles ne décident pas à votre place.
• Formulez une question claire et précise pour obtenir une réponse pertinente.

Pas à pas

Poser une question

1. Ouvrez l’assistant SARA depuis l’interface.
2. Saisissez votre question en une phrase claire.
3. Envoyez : SARA affiche sa réponse.

Affiner une réponse

1. Si la réponse n’est pas exacte, reformulez en ajoutant un détail (période, agent, agence).
2. Relancez la question précisée.
3. Répétez jusqu’à obtenir l’orientation utile.

Vérifier avant d’agir

1. Notez le module vers lequel SARA vous oriente.
2. Ouvrez ce module et vérifiez la donnée ou l’action.
3. Ne validez une action critique qu’après ce contrôle.

Bonnes pratiques

• Soyez précis dans votre question (période, agent, type d’opération).
• Utilisez SARA pour gagner du temps, pas pour remplacer votre jugement.
• Vérifiez toujours une action critique dans le module concerné avant de la valider.

Problèmes fréquents

• Réponse imprécise → question trop vague → ajoutez une période ou un nom précis.
• Chiffre qui semble faux → données sous-jacentes incomplètes → vérifiez la saisie dans le module source.
• SARA ne comprend pas la demande → formulation ambiguë → reformulez plus simplement.
• Réponse prise pour une validation → confusion → SARA n’exécute pas les opérations sensibles : validez-les vous-même.

Questions fréquentes

• SARA peut-elle enregistrer une transaction à ma place ? Non ; elle vous oriente, vous réalisez et validez l’opération.
• Les réponses sont-elles fiables à 100 % ? Elles sont indicatives ; vérifiez toujours une décision importante.
• Dans quelle langue puis-je écrire ? En français ou en anglais, selon votre interface.
• SARA voit-elle mes données confidentielles ? Elle répond dans le cadre de votre périmètre ; traitez les données sensibles avec prudence.

À quoi ça sert

Les paramètres regroupent la configuration de votre compte et de vos préférences : profil, photo, langue, sécurité (dont le mot de passe) et options de l’espace de travail. C’est ici que vous personnalisez votre expérience et que vous protégez votre accès. Certaines options avancées (opérateurs Mobile Money, réglages de la structure) sont réservées aux profils administrateurs.

Chaque utilisateur gère son propre profil ; l’administrateur dispose en plus des réglages de la structure.

Avant de commencer

• Sachez quel réglage vous voulez modifier (profil, langue, sécurité).
• Pour un changement de mot de passe, préparez un mot de passe robuste et unique.
• Les réglages qui affectent toute la structure exigent des droits administrateur.

Pas à pas

Mettre à jour votre profil

1. Ouvrez le module Paramètres.
2. Ouvrez la section Profil.
3. Modifiez votre nom et votre contact.
4. Enregistrez.

Changer votre photo de profil

1. Dans la section Profil, choisissez modifier la photo.
2. Sélectionnez une image depuis votre appareil.
3. Enregistrez : la photo apparaît dans la barre supérieure.

Choisir la langue

1. Ouvrez la préférence de langue.
2. Choisissez Français ou English.
3. L’interface bascule et le choix est mémorisé sur l’appareil.

Gérer la sécurité (mot de passe)

1. Ouvrez la section Sécurité.
2. Choisissez changer le mot de passe.
3. Saisissez l’ancien puis le nouveau mot de passe.
4. Enregistrez : le nouveau mot de passe s’applique à la prochaine connexion.

Bonnes pratiques

• Gardez vos informations de contact à jour.
• Changez votre mot de passe régulièrement et ne le partagez jamais.
• Vérifiez votre profil après toute mise à jour importante.

Problèmes fréquents

• Impossible de changer un réglage de la structure → droits insuffisants → demandez un administrateur.
• La nouvelle photo n’apparaît pas → image non enregistrée ou trop lourde → réessayez avec une image plus légère.
• Mot de passe refusé → ancien mot de passe erroné ou nouveau trop faible → vérifiez la saisie et la robustesse.
• La langue revient à l’ancienne → réglage propre à l’appareil → refaites le choix sur cet appareil.

Questions fréquentes

• Puis-je changer mon mot de passe seul ? Oui, dans la section Sécurité des paramètres.
• Mes préférences suivent-elles mon compte ? La langue est mémorisée par appareil ; le profil suit votre compte.
• Qui configure les opérateurs Mobile Money ? Un administrateur, via la gestion des opérateurs.
• Comment récupérer un accès perdu ? Contactez votre administrateur pour une réinitialisation.